Retenções legais

As retenções legais permitem que sua organização preserve documentos importantes que podem ser necessários para fins legais.

Pense nisso como se fosse um botão de “pausa”: os administradores da organização podem colocar um usuário em retenção e preservar todos os documentos que ele criou, editou ou visualizou.

As retenções legais ajudam você a:

• Preservar documentos que podem ser necessários para questões legais.

• Evitar a exclusão acidental de arquivos importantes.

• Manter a integridade do documento durante processos judiciais.

Como proprietário da organização, acesse o painel de administrador e inicie uma retenção legal seguindo estas etapas:

1. Para isso, clique no nome do seu espaço de trabalho na barra lateral → Gerenciar organização.

2. Em Dados e conformidade, selecione Retenções legais.

3. Clique em Criar retenção.

   • Dê um nome e uma descrição à retenção.

   • Adicione usuários à retenção legal. Você pode selecionar os proprietários do espaço de trabalho, membros e convidados. Qualquer usuário removido após 1º de agosto de 2024 também pode ser adicionado à retenção legal.

   • Selecione o escopo da retenção com base na ação do usuário:

     • Visualizaram, editaram e criaram

     • Editaram e criaram

     • Apenas criaram

4. Clique em Criar retenção legal.

Depois que a retenção legal for criada, siga estas etapas para visualizar ou exportar os documentos preservados:

1. Para isso, clique no nome do seu espaço de trabalho na barra lateral → Gerenciar organização.

2. Em Dados e conformidade, selecione Retenções legais.

3. Selecione a retenção que você gostaria de exportar.

4. Em Buscar conteúdo, selecione Exportar retenção.

5. Selecione se você gostaria de exportar o conteúdo da página como PDFs, os metadados da página como um CSV, ou ambos.

6. Para o CSV de metadados da página, você receberá um link por e-mail quando a exportação estiver pronta.

7. Para os PDFs de conteúdo da página, navegue até Exportações e selecione o ícone de download quando a exportação for concluída. Essas exportações serão válidas por 30 dias.

Como proprietário da organização, acesse o painel de administrador para visualizar, editar e liberar retenções legais, de acordo com estas etapas:

1. Para isso, clique no nome do seu espaço de trabalho na barra lateral → Gerenciar organização.

2. Em Dados e conformidade, selecione Retenções legais.

3. Você verá uma lista de todas as suas retenções.

Nesta visualização, você pode:

• Visualizar e editar os detalhes das retenções legais.

• Procurar e exportar conteúdo retido.

• Remova a retenção legal, o que liberará os usuários desta restrição e reativará as configurações de retenção para as páginas retidas.