Retenciones legales

Las retenciones legales permiten que tu organización conserve documentos críticos que podrían ser necesarios para fines legales.

Es como pulsar un botón de "pausa": los propietarios de la organización ponen a un usuario en espera y conservan todos los documentos que haya creado, editado o visto.

Las retenciones legales te ayudan a:

• Conservar documentos que podrían ser necesarios para fines legales.

• Evitar la eliminación accidental de archivos importantes.

• Mantener la integridad de los documentos durante los procedimientos legales.

Como propietario de la organización, accede a la Consola de administración e inicia una retención legal siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo en la barra lateral → Gestionar organización.

2. Desde Datos y cumplimiento, selecciona la opción Retenciones legales.

3. Haz clic en Crear retención.

   • Asigna un nombre y una descripción a la retención.

   • Agrega usuarios a la retención legal. Puedes seleccionar propietarios del espacio de trabajo, miembros e invitados. Cualquier usuario eliminado después del 1 de agosto de 2024 también puede agregarse a la retención legal.

   • Selecciona el alcance de la retención en función de la acción del usuario:

     • Vistas, editadas y creadas

     • Editadas y creadas

     • Solo creadas

4. Haz clic en Crear retención legal.

Una vez creada la retención legal, sigue estos pasos para ver o exportar los documentos conservados:

1. Haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo en la barra lateral → Gestionar organización.

2. Desde Datos y cumplimiento, selecciona la opción Retenciones legales.

3. Selecciona la retención que quieres exportar.

4. En Examinar contenido, selecciona Exportar retención.

5. Selecciona si quieres exportar el contenido de la página en formato PDF, los metadatos de la página en formato CSV o ambos.

6. Si eliges el CSV de metadatos de la página, recibirás un enlace por correo electrónico cuando la exportación esté lista.

7. Para los PDF de contenido de la página, ve a Exportar y selecciona el ícono de descarga una vez que la exportación se haya procesado. Estas exportaciones serán válidas por 30 días.

Como propietario de la organización, accede a la Consola de administración para ver, editar y liberar las retenciones legales siguiendo estos pasos:

1. Haz clic en el nombre de tu espacio de trabajo en la barra lateral → Gestionar organización.

2. Desde Datos y cumplimiento, selecciona la opción Retenciones legales.

3. Verás una lista de todas tus retenciones.

Desde esta vista, podrás:

• Visualizar y editar los detalles de las retenciones legales.

• Explorar y exportar el contenido retenido.

• Liberar la retención legal, lo que eliminará a los usuarios de la retención y volverá a habilitar la configuración de conservación de las páginas afectadas.

Si tu equipo maneja muchas retenciones legales, puedes crearlas, actualizarlas y liberarlas con /código en lugar de hacerlo manualmente. Las retenciones legales realizadas de esta manera funcionan exactamente igual que las retenciones legales realizadas en la configuración de la organización, y aparecen en la misma lista.

Para usarla, el propietario de la organización configura un bot de admin y un token en la configuración de la organización. Consulta APIs de admin para organizaciones Enterprise para comenzar, o referencia de la API de admin para obtener detalles sobre el Punto final.